Поддержание производительности удаленной рабочей силы без перерыва в конфиденциальности

Однако, вне рамок нормативного использования, программное обеспечение для мониторинга сотрудников традиционно является низкоприоритетным для большинства компаний. Затем наступила вспышка коронавируса, заставившая предприятия всех форм и размеров приспосабливаться к различным манерам, чтобы выжить. Массовая миграция на удаленную работу - как средство выполнения правительственных директив и обеспечения безопасности сотрудников - принесла с собой множество проблем.

 

Одна из тем, которая в последние месяцы занимает особое место в повестке дня совета директоров, - это необходимость поддержания высокого уровня производительности труда. В условиях, когда вся мировая экономика находится под огромным давлением, стремление к рентабельности никогда не было столь велико. Это вызвало новый всплеск популярности технологий видеонаблюдения, предназначенных для мониторинга производительности труда на невиданном ранее уровне, однако с ростом рынка этой технологии растет и беспокойство по поводу неприкосновенности частной жизни сотрудников.

Производительность с риском для частной жизни

Многие производители средств мониторинга на рабочем месте зарегистрировали значительное увеличение заказов после вспышки коронавируса. Одна из таких компаний, Teramind, сообщает, что с середины марта до середины апреля количество новых бизнес-запросов утроилось. С тех пор этот рост продолжается: около трети из 2000 клиентов компании запрашивают дополнительные лицензии для отслеживания большего количества пользователей.

В то время как понятно, что после глобальной пандемии выживание - и, следовательно, производительность - имеет решающее значение для любого и каждого бизнеса, последние события в космосе означают, что некоторые компании берут наблюдение на крайний случай.

В сегодняшних условиях сложность программного обеспечения для мониторинга сотрудников поражает. Многие продукты предназначены для мониторинга деятельности на невиданном ранее уровне. Под видом поддержания безопасности сотрудников в Интернете, эти технологии часто используются для мониторинга просмотра веб-страниц, записывать количество времени, затрачиваемого на приложение и отслеживать интернет-активности. Некоторые даже могут отслеживать физическое местоположение с помощью GPS и получить доступ к веб-камерам сотрудников.

Этот экстремальный уровень отслеживания рассматривается многими как вторжение в личную жизнь сотрудников, как интрузивные и оскорбительные. Это также поднимает много вопросов вокруг законности и организации, использующие эти инструменты могут оказаться в нарушение правил - таких, как GDPR - если они не будут осторожны.

В самом простом виде большинство элементов контроля сотрудников в рамках GDPR являются законными, если сотрудники знают и согласны. Тем не менее, есть несколько исключений и ситуационных факторов, которые могут сделать наблюдение за работниками немного поле для ума, чтобы ориентироваться.

Что так затрудняет мониторинг сотрудников с юридической точки зрения, так это то, что GDPR - это европейское законодательство. Как таковой, он позволяет государствам-членам вводить его в действие наряду с национальным законодательством и принимать правила, специфические для конкретных ситуаций. Это означает, что в глобальном масштабе ожидания и правила, касающиеся мониторинга работников, могут сильно различаться.

Например, во Франции, где биометрия широко используется для отслеживания работников, Национальный орган по защите данных (CNIL) издал правила, которые ограничивают компании в сборе большинства биометрических данных - эти правила еще более строгие, чем GDPR.

Между тем, непосредственно через границу Швейцарии, которая не является членом ЕС, власти проводят проверки, чтобы удостовериться в соблюдении работодателями законов, требующих учета рабочего времени наемных работников. Для сбора таких данных о сотрудниках, что является законодательным требованием, швейцарские компании также используют такие сложные технологии, как голос, отпечатки пальцев и распознавание лиц. Этот контрастный взгляд на то, что является - а что нет - приемлемым в соответствии с законом, высвечивает проблемы и трудности, связанные с осуществлением глобальной политики контроля за работниками.

Когда компании не соблюдают требования закона, последствия могут быть тяжелыми. В прошлом месяце Barclays был последним в длинной череде организаций, попавших под обстрел, при этом Управление Комиссара по вопросам информации Великобритании (ICO) начало расследование использования им программного обеспечения для мониторинга сотрудников.

Как сообщается, компания приняла инструмент, который отслеживает, как долго сотрудники находятся вдали от своих рабочих мест и сколько времени они тратят на выполнение задач в течение 18-месячного периода. За нарушение GDPR банку в настоящее время грозит максимальный штраф в размере 4% от его годового мирового оборота, который может составить 865 млн. фунтов стерлингов.

Создание культуры прозрачности

Помимо вопроса о несоблюдении - и связанных с ним крупных штрафов, - мониторинг сотрудников может также пагубно влиять на культуру компании. Создание среды, в которой люди постоянно чувствуют себя под наблюдением, может негативно сказаться на моральном духе команды, позиционируя менеджеров и тех, кто сообщает им о себе как о конкурентах. Внедрение этих технологий может стать декларацией недоверия, убить креативность и, в худшем случае, уничтожить любое чувство лояльности сотрудников.

Реальность такова, что удаленная рабочая сила может быть столь же, если не более продуктивной, чем ее коллеги в офисе, при условии, что она настроена на успех. Чтобы избежать отчуждения сотрудников и посягательства на их частную жизнь, обеспечивая при этом общую производительность, предприятия должны отвлечься от постоянного наблюдения и найти другие способы сохранить структуру и высокий уровень мотивации.

Первым шагом на пути к созданию позитивной культуры удаленной работы является обеспечение прозрачности и сотрудничества в рамках всей организации, независимо от того, где работают сотрудники. В то время как большинство компаний предоставляют основное оборудование, коммуникационные приложения и программное обеспечение для проведения встреч, необходимо больше.

Универсальные, настраиваемые платформы для управления совместной работой, которые централизуют работу и действуют как единый источник правды, обеспечивая при этом 360-градусный обзор состояния проекта, могут помочь гарантировать, что все в рамках бизнеса находятся на одной странице, независимо от местонахождения сотрудников. Автоматические напоминания, панели управления в реальном времени и единое представление задач будут означать, что каждый человек может выбрать инструменты и технологии, которые он предпочитает, привнеся элемент выбора и усадив сотрудников обратно на водительское сиденье.

Как только инструменты для совместной работы будут установлены, для того, чтобы гарантировать, что продуктивность работы будет продолжаться во всей организации, необходимо отслеживать, что было испробовано, проверено и - что самое главное - успешно выполнено.

Определение и отслеживание ключевых целей и результатов может не только помочь мотивировать отдельных сотрудников, но и обеспечить согласованность действий в рамках всей организации. Если поощряется прозрачность и всем ставятся общие цели, то можно легко отслеживать прогресс без необходимости использования технологий наблюдения.

С удаленной работой здесь, чтобы остаться для многих организаций, никогда не было лучшего времени, чтобы сделать шаг назад и подумать о том, как повысить уровень производительности. В то время как популярность технологий видеонаблюдения растет, руководители компаний должны спросить себя, могут ли они рискнуть столкнуться с "подводными камнями" в сфере конфиденциальности, которые сопутствуют им, и вызванным ими недоверием.